Pourquoi n’utilise-t’on pas sa GMAO ?

Pourquoi est-ce-que 70 à 80 % des projets de GMAO dans l’industrie se soldent par un échec, ou un semi-échec avec des résultats bien en deçà des folles espérances et des bénéfices imaginés au début du projet ?

Le logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est une solution permettant de gérer la maintenance avec l’aide des technologies de l’information. Il est important de bien comprendre ce qui se cache réellement derrière cet acronyme et je vous propose de vous aider à le décortiquer.

Gestion

Tout d’abord prenons le mot « Gestion » , le premier réflexe est de penser que cet outil va vous aider dans la gestion de votre travail au quotidien. Et bien c’est partiellement faux, l’ADN de ces logiciels est principalement de pouvoir calculer quels sont les coûts de maintenance pour un système, un atelier, un équipement,… On parle donc de gestion financière principalement. L’évolution des GMAO a conduit à ajouter des fonctionnalités réellement utiles au quotidien, mais il ne faut pas oublier l’origine de la GMAO, pour bien comprendre pourquoi cet outil dédié initialement au suivi des coûts, ne suscite pas forcément l’adhésion des principaux utilisateurs que sont les techniciens de maintenance.

Maintenance

Ensuite vient le mot « Maintenance », qui laisserait supposer que cet outil est conçu pour les équipes de maintenance. La GMAO est bien là pour implémenter un suivi enregistrements liés aux processus de la maintenance (réparation, préventif, stocks, achats,…). Cela suppose que ces processus soient au préalable définis et l’outil n’est pas là, contrairement aux idées reçues, pour aider à l’organisation de la maintenance.

Si vous n’avez pas de processus bien défini et des objectifs clairs liés à votre activité de maintenance, ainsi que des indicateurs de pilotage, alors le projet de GMAO sera certainement un échec. En effet, lors de la mise en place de l’outil, chaque question de paramétrage engendrera plusieurs questions d’organisation et il faudra mener en parallèle un projet informatique et un projet d’organisation du service de maintenance pour qu’il s’adapte à l’outil.

Et oui, l’erreur fatale, est de croire que le paramétrage de base de l’outil doit servir de base à votre future organisation ! L’outil n’est à que pour se « calquer » sur vos processus, uniquement s’ils sont clairement t préalablement définis.

Assistée

L’adjectif « Assistée » ne signifie pas que le logiciel va faire votre travail ! Il va nécessiter un effort de renseignement de la part des utilisateurs pour pouvoir leur apporter un soutien. Une GMAO qui n’est pas correctement renseignée finira par mourir et ne sera plus qu’une contrainte de plus dans le quotidien des équipes de maintenance.

En effet, il n’y a aucune « magie » avec la GMAO, il s’agit simplement d’un outil qui organise et structure des données pour les restituer sous une forme synthétique à la demande. Mais il ne pourra pas plus vous en donner que ce que vous voudrez bien lui donner !

Ordinateur

Finalement, « par ordinateur », signifie un projet par essence digital. Il n’est pas vraiment cohérent d’utiliser l’outil pour imprimer du papier. On faut comme avant, à part que l’on a plus de travail de renseignement ! La plupart des outils permettent à présent d’utiliser des appareils mobiles afin de ne plus utiliser de papier, alors pourquoi s’en priver ?

D’autre part, l’architecture informatique est trop souvent mal définie et peut conduire à des risques de pertes de données ou à des performances insuffisantes (lenteurs, coupures de connexion,…). Le projet de GMAO doit être considéré comme un vrai projet informatique pour sa partie logicielle et matérielle. C’est-à-dire qu’il doit faire l’objet d’un budget dédié et suffisant pour avoir une architecture informatique adaptée aux enjeux.

Néanmoins, les équipes de maintenance doivent rester maître du fonctionnel. Trop souvent les équipes informatiques se substituent au gens de métier et cela conduit à un résultat qui n’est pas conforme aux besoins du site.

En résumé

Nous avons analysé ce qui se cachait derrière l’acronyme GMAO et donné quelques axes pour ne pas que le projet de mise en place de cet outil soit un échec. La plus grande attention doit être portée à la définition des objectifs de maintenance, la définition et le choix des outils n’en sera que plus facile.

Maintenant comment faire pour que le projet soit un succès ?

Et, bien il faudra attendre le prochain article qui traitera en détail des méthodes et outils qui permettent de tirer la quintessence de cet outil indispensable.